将经销商财务数据从邮件收集到入库的流程自动化

挑战

分布各地的经销商需定期提交管理用财务资料和经审计的财务资料。运营团队要通知截止日期、定制并分发模板、跟进提交情况、催交缺失文件、退回不合格资料，再汇总合格数据用于报表。

流程需要区分资料类型和报告期间，让业务团队按规定处理重新提交的资料，并在数据入库前设置明确的审批环节。

Monic 的交付内容

Monic 交付的 UiPath 流程涵盖年度截止日期通知、经销商专属模板准备、定时提醒、邮箱监控、结构化文件存储、提交验证，以及自动要求重新提交。已提交的经销商不再收到后续提醒，未完成的提交则汇报给运营团队。

通过验证的文件会转换为统一的主数据结构，加入可追溯的序列标识和处理日期，并在收到更新的有效提交时更新。流程保留七年滚动历史数据。业务预验证后，当季记录会转换为企业数据仓库所需格式，加载时排除重复记录。

交付结果

项目建立了从经销商沟通、主数据验证到数据仓库入库的受控路径。提交事件及已处理邮件均有日志可追踪，无效文件按既定流程重新提交；财务数据进入下游报表前，仍保留人工审批。